PDF ファイルをパスワードで保護して、ビジネスまたは個人の情報源からの機密ファイルを心配する必要がないようにする方法を学びます。
ハッカーは常に、機密データにアクセスして金銭的利益を得るために悪用することで、企業や個人を罠にかける方法を見つけています。
Statista によると、2022 年第 3 四半期には全世界で 1,500 万件のデータ漏えいが発生しました。同年の第 2 四半期と比較すると、167% の急増です。
これらの膨大なデータ侵害のかなりの部分が PDF ドキュメントから発生しています。 重要な理由は、企業や個人が PDF をパスワードで保護することに消極的であるか、その方法を知らないことです。
PDF ファイル内のビジネス データまたは個人データの機密性について懸念があり、解決策を探している場合は、適切な場所に来ました。 PDF ドキュメントの潜在的な脆弱性、PDF のパスワード保護の使用例、PDF のパスワード保護を支援するツールについては、以下をお読みください。
プライベート ビジネス ドキュメントの脆弱性
保護されていない PDF を業務用に使用している場合は、顧客、顧客、および従業員の間で専門的な PDF ドキュメントを配布するのをやめてください。 ビジネス用の PDF ファイルが開いていると、誰でもそのコンテンツにアクセスして、あなたが承認しないような有利な方法で使用することができます。
また、ハッカーが必ずしも企業の機密ビジネス データに直接アクセスできるとは限りません。 ビジネス PDF を共有したサード パーティがハッキング攻撃の被害者になり、その後、あなたの組織が被害を受ける可能性があります。
ビジネス PDF には、ハッカーが組織のサーバーにアクセスするために使用する可能性がある機密情報や有用な情報が含まれています。
たとえば、保護されていない PDF をクライアント/顧客/ベンダー間で配布しています。 ハッカーは、会社のドキュメントを PDF で保存した個人の電子メールまたはクラウド ストレージを標的にして、それらへのアクセスを取得します。
オープン アクセスを通じて、悪意のある人物は、あなたがビジネス ファイルをどのようにフォーマットしているかを知ることができます。 彼らは偽のファイルを作成し、悪意のある実行可能 (.exe) ファイルを PDF に追加して、クライアントからの返信を模倣して、それをあなたの会社に送り返します。
従業員は、サイバーセキュリティについて十分な訓練を受けていない場合、ドキュメントを疑い、実行可能ファイルと一緒に開く可能性があります。 これにより、組織のサーバーにランサムウェアがインストールされ、ビジネス データがハッカーの手に渡る可能性があります。
PDF パスワード保護はどのように役立ちますか?
＃1。 不正コピー防止
PDF を開くためのパスワードを知らない人は、ドキュメントにアクセスできません。 不要なコピー アンド ペーストから機密情報を保護するのに役立ちます。
パスワードで保護された PDF ファイルをクライアント/ベンダー/従業員と共有すると、信頼できることがわかります。 プライバシー ポリシーに従わない場合は、PDF を共有した特定のグループからのものであることがわかります。
＃2。 機密データへの不正アクセスを阻止
会社のサーバーにパスワードなしの PDF を保存し、そのファイルを表示していない従業員がそのファイルにアクセスすると、大きな問題が発生する可能性があります。 または、一部のクライアントが、承認していない第三者に誤って PDF ファイルを転送する場合があります。
このようなシナリオでは、PDF をパスワードで保護していれば、データ侵害の被害者にならない可能性があります。
＃3。 印刷保護
データの整合性とフォーマットを保持できるため、ほとんどの人は、ドキュメントのハード コピーが必要なときはいつでも PDF ファイルから印刷することを好みます。 この機能により、適切な許可なく印刷された後、公に配布される可能性も高くなります。
そのため、PDF ファイルにパスワードを設定することは、他の人がそのファイルをコピーできないようにするだけでなく、ドキュメントを印刷するのを防ぐことにもなります。 多くのアプリケーションでは、PDF ファイルの印刷機能を停止するオプションも用意されています。
PDF ドキュメントを不正アクセスから保護したい場合は、この目的で使用してください。
＃4。 データの改ざんを避ける
PDF ファイルは比類のないコンテンツの整合性を提供します。つまり、そこに含まれるデータは正確で変更されていません。 ただし、一貫性とドキュメントの有効性を維持するには、強力なパスワードでロックする必要があります。 そのドキュメントにコメントや署名を含めた場合、これは特に重要になります。
その上、パスワード保護なしで入力可能なフィールドのフォームが埋め込まれた PDF ファイルを配布することは、絶対に厳禁です。 このようなドキュメントに編集保護を追加すると、ユーザーがこれらの作業中に誤ってまたは故意に変更を加えるのを防ぐことができます。
＃5。 役割ベースのアクセスを提供する
多くの企業は、従業員がクラウドベースの内部ファイル ストレージを参照して、ビジネスに必要なものを見つけることを許可しています。 ただし、一部の機密内部ドキュメントは、常に共通のアーカイブに保存される場合があります。 企業は、組織の一部であっても、許可されていない人からこれらのファイルを保護する必要があります。
PDF へのアクセスに関して言えば、パスワードを使用する理由はそれだけではありません。 内部ネットワークには、ドキュメントを盗もうとする侵入者がいる可能性があります。 データ侵害の間、パスワードは重要なデータを保護するための効果的なアクセス制御手段として機能します。
＃6。 プライベート ドキュメントのプレビューを防止する
さらに、パスワードで保護された PDF ファイルは、人々がそのコンテンツをプレビューするのを妨げます。 これがパスワードを有効にする決定的な理由であるとは思わないかもしれませんが、特定の状況では、プレビューが個人的およびビジネス上の損害を引き起こす可能性があります。
たとえば、組織の共有コンピューターまたはクラウド プラットフォームに、ミッション クリティカルなデータを含む PDF ファイルがあるとします。 データを表示する権限のない同僚がファイルの内容をプレビューできる場合、予期しない問題が発生する可能性があります。
＃7。 業界のコンプライアンスを確保する
ユーザー データを扱うほとんどの業界では、いくつかの規則や規制に準拠する必要があります。 政府の規制、法律、および業界ベースの標準が整備されており、機密文書のプライバシーとセキュリティを公衆および/または不正アクセスから保護しています。
医療業界の場合、HIPAA は、医療機関が患者の医療記録をどのように処理すべきかを制御するためのものです。 法律業界は、クライアントの機密性を保護する必要があるもう 1 つの業界です。
さらに、ヨーロッパでビジネスを行う企業は、GDPR の規則を遵守する必要があります。 パスワード保護を使用すると、組織はすべての業界規制に最大限準拠することができます。
#8。 不要な共有を停止する
PDF ファイルはその共有性で人気がありますが、PDF ファイルを他のすべての人と共有したくない場合は、同じ機能が有害になる可能性があります。 PDF ファイルを誰かと共有するということは、そのファイルをより多くの人と共有できるということです。 ただし、これはファイルをパスワードで保護することで防ぐことができます。
多くのアプリやプラットフォームでは、ユーザーがファイルを開くことができるデバイスの数を制限することで、PDF ファイルがそれ以上共有されないようにすることができます。 有効期限を追加する機能もあります。 その後、人々はファイルを開いたり共有したりできなくなります。
#9。 Web キャッシングを防止する
上記の点とは別に、PDF ファイルをパスワードで保護するもう 1 つの理由は、ローカル キャッシュを無効にすることです。 Web ブラウザーを使用して PDF ファイルを表示または変更すると、意図せずにそのドキュメントのコピーがデバイスに保存される可能性があります。
ほとんどの場合、Web ページはユーザーのハード ドライブにキャッシュされ、後でオフライン アクセスやファイルの復元に使用されます。 PDF ファイルをパスワードで保護すると、このような状況を防ぎ、ドキュメントを安全に保つことができます。
#10。 著作権侵害を回避し、知的財産を保護する
PDF ファイルは、購読者に電子出版物を配布するための優れた比類のないクロスプラットフォーム ファイル形式です。 このため、配布されたコピーから無許可でファイルが作成されるのを防ぐために必要な措置を講じる必要があります。
少量または非公式の出版物を著作権侵害から保護する場合、パスワード保護は非常に有益です。 ホワイト ペーパー、業界レポート、またはケース スタディを PDF ドキュメントで配布する企業に所属している場合、パスワードによって知的データの盗用を防ぐことができます。
言うまでもなく、出版業界や映画業界などのクリエイティブ ビジネスでは、著作権侵害や流出を防ぐために、未公開の原稿や脚本を保護する必要があります。
PDF ファイルをパスワードで保護する方法
ビジネス用または個人用の PDF をパスワードで保護する最も便利で手頃な方法は、Adobe Acrobat Reader アプリです。 Adobe Acrobat Reader で次の手順に従います。
- パスワードで保護したい PDF ドキュメントを Adobe Acrobat Reader で開きます。
- [すべてのツール]サイドバーで、[すべてのツールを表示]を選択します。
- 利用可能なツールの全画面メニューが開きます。[PDF を保護]を選択します。 現在、この機能は Adobe Acrobat Reader のライセンス版でのみ利用できます。
- [PDF を保護]メニュー内で、[パスワードを使用して保護]を選択します。
- 次に、新しいパスワードを入力し、再入力して確認します。
- [OK]をクリックして、PDF をパスワードで保護します。
権限パスワードを設定して、PDF ドキュメントへの役割ベースのアクセスを有効にすることもできます。 たとえば、PDF を開くためのパスワードにしかアクセスできない従業員は、PDF をコピー、編集、変更、または削除することはできません。
逆に、許可パスワードを従業員と共有している場合、従業員は PDF ファイルにさまざまな変更を加えることができます。
Foxit などの一部の PDF エディター アプリケーションは、MS Word アドインを追加します。 このアドインを使用すると、Word アプリケーションから PDF を作成することもできます。 さらに、アドインを使用すると、エディター アプリのパスワード保護機能を使用して PDF を暗号化し、セキュリティを強化できます。
MS Office の「パスワードで暗号化」機能
このアプリケーションの Microsoft Word 2013 以降のバージョンでは、Word ファイルから PDF ファイルを作成するときに、PDF ファイルをパスワードで保護できます。
プロセスは非常に簡単で、簡単な手順で説明されています。
- Word ファイルが開いている間に、Alt+F と Alt+E を押します。
- PDF/XPS ドキュメントの作成画面が開きます。
- [PDF/XPS の作成]をクリックします。
- [公開]ボタンの上にある[オプション]を選択します。
- 次のコンテキスト メニューで、[パスワードで暗号化]を選択します。
- パスワードを入力して確認します。
- [発行]をクリックして、パスワードで保護された PDF ファイルを Word ファイルから取得します。
プレビュー アプリを使用する Mac の場合
macOS のプレビュー アプリケーションは、Mac コンピューターのデフォルトの PDF および画像ビューアーです。 また、Mac ユーザーが PDF や画像ファイルを編集することもできます。 さらに、デフォルトの PDF エディターを使用して、ドキュメント ファイルにパスワード保護を追加できます。 このオプションは、アプリの[エクスポート]メニューにあります。
Adobe Acrobat を使用して PDF をパスワードで保護する
PDF のパスワード保護は、オンラインで強力なパスワードを使用して PDF を暗号化するのに役立つ Adobe のオンライン ツールです。 パスワードを使用して PDF へのアクセスを制限するには、上記の Web アプリにアクセスしてコンピューターからファイルを選択するだけです。
保護されていない PDF ファイルをアップロードすると、パスワードを入力して確認するためのビジュアル インターフェイスが表示されます。[パスワードを保存]をクリックすると、ドキュメントがパスワードで暗号化されます。 完了すると、ラップトップまたはデスクトップで PDF を取得するための[ダウンロード]ボタンが表示されます。
PDF 2 Go.com: PDF を保護
PDF から PDF を保護 2 Go.com は、PDF をパスワードで保護し、役割ベースのアクセスを割り当てるための高度なインターフェイスを提供します。 また、Dropbox や Google ドライブなどのクラウド ストレージから PDF をインポートすることもできます。
ファイルをインポートしたら、パスワードを入力してドキュメントを開き、確認します。 次に、追加する制限 (印刷の防止、コピーの防止、変更の防止など) を選択します。 制限を選択した場合は、権限制御用に別のパスワードを追加する必要があります。
airSlateによるpdfFiller
airSlate の pdfFiller は、登録済みアカウントに PDF パスワード保護機能を提供します。 pdfFiller Web アプリにアクセスするには、電子メールでサインアップする必要があります。 PDF をアップロードし、各ファイルのケバブ メニュー アイコンをクリックしてパスワードを設定することで、[保護]オプションを選択できます。
pdfFiller で暗号化されたドキュメント フォルダーを有効にすることで、パスワードで保護された PDF フォルダーを作成することもできます。
最後の言葉
最近では、ほとんどの企業や関係者が PDF をパスワードで保護して、ハッカーから個人情報を遠ざけています。 PDF の履歴書を雇用主と共有する場合でも、PDF の職務範囲文書をクライアントに送信する場合でも、これらのファイルをパスワードで保護する必要があります。
ほとんどの PDF エディターには、ラップトップ、PC、またはスマートフォンから直接 PDF ファイルをパスワードで保護するための厳格な暗号化ツールがあります。 また、クラウドアプリもあります。 上記のツールを使用して、PDF をのぞき見から保護することができます。
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